Osvědčené techniky time managementu pro efektivní práci

Pracujte v intervalech

Technika Pomodoro je pojmenována podle kuchyňské minutky ve tvaru rajčete, kterou si lépe dokážete představit jako kuchyňské vajíčko. Tato technika spočívá v rozdělení času do pracovních bloků s krátkými přestávkami. To znamená, že pracujete 25 minut, pak si uděláte pětiminutovou přestávku a pokračujete v práci. Během přestávky si můžete zajít na kávu nebo zkontrolovat sociální sítě. Po čtyřech takových blocích si udělejte delší přestávku, 15 až 20 minut.

Proč je tato technika tak oblíbená a účinná? Rozděluje pracovní dobu do menších bloků, takže se mozek snáze soustředí na kratší časové úseky. Vidina přestávky je také motivující.

Definujte si důležitost a naléhavost svých úkolů

ETechnika obvykle pro manažerské pozice, pomocí které si můžete snadněji stanovit priority a delegovat úkoly. V jistých variantách však může fungovat pro každého, kdo je zavalen úkoly. Eisenhoverův princip vám pomůže zhodnotit si důležitost jednotlivých úkolů a lépe si tak naplánovat čas na jejich splnění.

Používejte seznamy, abyste na nic nezapomněli

To do list zná snad každý. Stačí vám papír a tužka a můžete si okamžitě zapsat úkoly, které vás ten den čekají. I tuto metodu lze samozřejmě vylepšit, jinak by se mohlo stát, že úkoly budou přibývat mnohem rychleji, než je stihnete odškrtávat.

• Stanovte si přiměřený počet úkolů na daný den. Ráno si udělejte přehled práce a pomocí Eisenhoverova principu si určete, které úkoly mají přednost. Stanovte si rozumný a splnitelný počet úkolů na každý den. Rovnoměrné a rozumné rozložení pracovní zátěže vám pomůže být efektivní a vyhnete se stresu z toho, že máte na seznamu 15 úkolů, které nemáte časově rozložené.
• U každého typu úkolu byste měli vědět, kolik času vám zabere.
• Barevně si označte úkoly, které se týkají i jiných osob.

Pokud jsou pro vás papír a pero zastaralé, můžete používat aplikace. K dispozici je spousta aplikací, které nabízejí seznamy, poznámky nebo sledování úkolů. Stačí si vybrat ten, který vám nejlépe vyhovuje. Příklady: Trello, Evernote, Any.do.

Odpovídáte na každý e-mail hned, jak přijde? Nedělejte to

Pracovní e-mail je velmi účinný nástroj komunikace, ale může být také žroutem času a hlavní příčinou stresu. Nic vám nezkazí den tak, jako když ráno zapnete počítač a ve schránce máte desítky e-mailů, které je třeba vyřídit. Případně pracujete na důležité prezentaci a neustále vás rozptylují e-mailová oznámení. Zde je několik tipů, jak zvládat time management a e-maily.

• Vypněte si notifikace. Když se vám na obrazovce přestanou objevovat nové e-maily, budete se moci soustředit na práci a neklikat na každou novou zprávu.
• Vyřizujte e-maily v přesně stanovený čas. Nepřepínejte každých 5 minut do složky doručené pošty. Vyhraďte si na ně čas. Ideálně ráno a večer (před odchodem z práce) nebo po obědě.
• Do svého účtu se přihlašujte pouze v době vyhrazené pro e-maily.
• Pravidlo 2 minut. Pokud můžete daný e-mail vyřešit do dvou minut, udělejte to hned. Pokud vyžaduje více času, zařaďte ho na seznam úkolů. Pokud není důležitý, pošlete ho rovnou do koše.

Najděte způsob, jak pracovat méně

Výrazy jako “mám hodně práce”, “dělám tolik přesčasů”, “ještě to musím udělat” se staly symbolem dnešního pracujícího člověka. Čím více termínů a stresu máte, tím lepší je vaše image poctivého zaměstnance. Výzkumy a praxe úspěšných lidí však hovoří opačně.

Pracovat méně je to, k čemu bychom měli směřovat. Lenost a prokrastinace mohou být pozitivními vlastnostmi, pokud díky nim dokážete svou práci udělat rychleji, šikovněji nebo efektivněji. Některé společnosti přišly na to, že zaměstnanci mohou odvést práci stejně dobře za kratší dobu, pokud je jim odměnou více volna.

Zaměřte se na to, co je ve vaší práci důležité

S výše uvedeným bodem souvisí technika 80/20 neboli Paretovo pravidlo. Vychází ze skutečnosti, že 80 % výsledků je ovlivněno 20 % zdrojů. To znamená, že 20 % vašich činností je těch, které mají skutečný dopad na výsledky vaší práce nebo firmy, a zbytek je vlastně ztráta času. Najděte a definujte těchto 20 % a věnujte se jim prioritně.

Vždy je důležité najít si vlastní systém plánování pracovní doby. Můžete vyzkoušet několik technik, dokud nenajdete tu, která vám vyhovuje. Samozřejmě se vždy setkáte se situacemi, které nebudete moci ovlivnit a budete se cítit zahlceni prací. Tehdy je důležité nespadnout do víru úloh a stresu. Lepším řešením je získat odstup, několikrát se zhluboka nadechnout a začít si stanovovat priority a plánovat.